ミーティングの事前準備してますか?

こんにちは、Ragです。

最近は、働き方改革ブームも手伝って、ホワイトカラーの生産性向上が盛んになってますが、その中でよく話題にあがるのが『会議・ミーティング』だと思います。

個人的には、無駄な会議(特に報告するだけで何も生み出さないもの)は、徹底的に排除すべきだと思っています。

最近はSlackやチャットワークのようなビジネスチャットツールも一般化してきているので、そちらを使えば結構用事が済んでしまうケースが多いのではないかなぁと実体験も含めて感じています。

とはいえ、対面で顔を付け合わせて議論することも組織の関係性や質を向上させる上では重要だと思いますので、今回はそんな会議運営について少しご説明をさせていただきたいと思います。

■何よりも重要なのは、準備!

ミーティングをより有意義なものとするために必要なことは何よりも事前準備だと思います。

特に大人数を集める場合には、本当に開催する必要があるのか、参加者は本当に必要なメンバーなのかということをよくよく考えることです。

そして実際に開催する価値があると判断したら、ミーティングの趣旨やアジェンダを事前に共有しておくことです。

私は『Google Keep』に以下のようなテンプレートを作っておき、開催する時に目的やゴール、議論するトピックスなどを記載し、整理するようにしています。

こちらのアジェンダをテーマにもよりますが、少なくとも2日前ぐらいに参加者へメールやチャットで送るようにしています。

準備としてはこれだけですが、目的は『参加者にアイディアを事前に考えておいてもらう』ということです。

実際には、会議の場になって、今日の目的やゴールがなんだったけ?といった確認や資料として不足していたり、その場でアイディアを考えるというのは、生産性としてはかなり低いと思いますし、時間がもったいないと思います。

何よりも『そのようなミーティングは楽しくない』と思います。

生産性を高めるためにも取り組みを継続させるためにもやるからには楽しく!やりたいなぁと強く想っています。

あと大事なのは、『何ができたらミーティングが終了なのか』ということを伝えておくことです。

ゴールが達成されれば、早く終わるべきだと思っているので、ここを明確にすることも大事だと思います。

気を付けておきたいのが、備品の準備です。

こういった備品(特にホワイトボード)がしっかりと用意されているかによってミーティングのパフォーマンスやできることが変わってきますので、事前にちゃんとヌケモレなく準備しておきたいと思います。

■まとめ

ミーティング自体は、ファシリテーターが重要だと思っていますが、そのことについては、また別の機会に記載させていただきたいと思います。

それではまた、Ragでした。