頭がパンクしてきたら、GooglekeepでGTD

こんにちは、Ragです。

仕事をしているとやることが多すぎて頭がパンクするようなことになったりしませんか?

普段からマインドマップを使って、頭の中を整理しながら進めていても細々としたタスクが溜まり、なんかスッキリしないという状態になることが時々あります。

そんな時には、GTDという手法を使って頭を整理してみてはいかがでしょうか?

■GTDとは?

「GTD(Getting Things Done)」は、タスク管理法の一つで、デビッド・アレン氏が提唱したやり方です。

これはリストアップ→分類→整理→見直し→実行という順序で、タスクをリストアップしながら整理を行っていくやり方になります。

私がやり方を覚えた当初は、メモ帳やポストイットに書き出しながらやっていましたが、最近はスマホも普及していますので、アプリを使うのが便利だと思います。

私が良く使っている『GoogleKeep』は、デスクトップPCでもスマホといったマルチデバイス対応しているので、仕事中にPCでまとめて書き出したり、帰りにスマホでもう一度整理をおこなったりといった使い方ができます。

■GTDのやり方

GTDは、先ほど記載しましたように以下のような流れでタスクをリストアップしながら進めていきます。

リストアップ

ここで頭の中にあるもやもやややるべきことなどのタスクを全てアウトプットする工程となります。まず『GoogleKeep』を開き(入力のことを考えるとPCが良いと思います)、思いつくままに記載していきます。とにかく全て出し切ったと思えるまで、何度も何度も考えてアウトプットしきることが重要です。

分類

次は、リストアップしていったものを分類していく工程になります。

基本的には、以下の5つに分類して整理していくことになりますが、ものぐさな私としては、リストアップしながら、大雑把に5つの項目に分類しながらリストを作成してしまう感じだったりします。

  • インボックス(仮保管場所)
  • 今すぐできること(2分以内にできること)
  • 依頼(誰かに依頼すること)
  • プロジェクト(2つ以上のタスクを内包)
  • いつかやる(ひょっとしたらやらないことかも)

さきほどは、一旦リストアップした形となっていますが、実際の作業としては以下のような感じなると思います。

整理

整理の工程では、分類されたリストを実際の管理ツールに落とし込む作業がメインとなります。

私が実際に行っている処理としては以下のようになります。

・インボックス(仮保管場所)
 ⇒基本『0』になるので管理不要
・今すぐできること(2分以内にできること)
 ⇒『GoogleKeep』で管理し完了後、チェックボックスを済
 ⇒実施するタイミングが必要なものは『Googleカレンダー』に登録
・依頼(誰かに依頼すること)
 ⇒『GoogleKeep』で管理し完了後、チェックボックスを済
・プロジェクト(2つ以上のタスクを内包)
 ⇒『Asana』『Instagantt』に登録し、別途タスクの因数分解
・いつかやる(ひょっとしたらやらないことかも)
 ⇒一旦『GoogleKeep』に保管し、次回の見直しタイミングで再検討

管理するツールはいろいろなものがあるので、皆さんの好み応じてチョイスしてみてください。

ただあまり種類を増やさず、極力1つに統合した方が良いとは思います。
(3つ使っている私があまり、言えないのですが。。。笑)

見直し

人によって頻度は異なるかと思いますが、私は週末のタイミングで週に1度、タスク全体を見直すことにしています。

またこのタイミングでGTDを行い、再度タスクをリストアップする作業を行うようにしています。

実行

後は、タスクを上からもしくは決められた順番で実行し、完了させていくのみです!

■まとめ

慣れるまでは、何度か取り組むことが必要となるかもしれませんが、慣れてしまうと多くの時間を必要としないこととタスクを出し切るというスッキリ感を味わうことができるのではないかと思います。

タスクに追われ、頭がパンパンという方はぜひ一度試してみてください。

それではまた、Ragでした。