Instagantt バーチャルユーザーの追加方法

■Asanaメンバー以外にタスクをアサインしたくなった場合は…

こんにちは、Ragです。

プロジェクト管理をしていると関係者以外にタスクを依頼することがでてくることがあると思います。

Asanaはクラウドサービスなので、ユーザー追加することは問題ないと思いますが、無償でAsanaを使えるのは15ライセンスまでという制限があるのと、関係のない情報まで共有することになりかねないので、少し注意が必要になってくることもあると思います。

そこで今回は、Instagantt上でメンバー以外にタスクを依頼していることをわかるようにするバーチャルユーザー(以下VU)の設定と活用方法についてご紹介したいと思います。

■VUの設定方法について

VUの設定の仕方自体は、非常に簡単です。
タスクの担当者欄にアサインしたい名前『アシスタント』を入れます。

するとメンバーにない名前の場合、下段に『New Virtual User:アシスタント』と表示されますので、こちらを選択すると新しく『VU:アシスタント』が作成されます。

Instaganttでは、タスクの担当者として『VU:アシスタント』と表示されていますが、Asana上のデータとしてはタグとして管理されるようで、タグのフィールドに『VU:アシスタント』が新しく追加されているのがわかります。

■まとめ

VUを活用することによってメンバー以外への依頼タスクを管理することが容易になります。

InstaganttのWorkload表示に切り替えることによって、担当者毎のタスクを表示することができますので、こちらを基に依頼先管理することができるようになります。

このVU機能を使うことによって不用意にユーザー数を増やしたり、アカウント管理の手間を発生させることを防ぐことができますし、必要以上な情報を関係者以外の方へ共有するというリスクも回避できるようになります。

それではまた、Ragでした。